Lassú keresés Webmailben
Beírsz egy keresőszót a webmail felületen (pl. Roundcube), bepipálod, hogy a levelek törzsében is keressen, majd vársz… vársz… és a végén kapsz egy hibaüzenetet, vagy egyszerűen csak nem történik semmi. Ismerős a helyzet?
Jogosan teszed fel a kérdést: „Hogy lehet ez? A Gmailen vagy a Hotmailen beírok valamit, és tíz évre visszamenőleg kidobja az eredményt egy másodperc alatt. Itt meg párszáz levélbe is beletörik a bicskája?”
A kérdés jogos, a válasz pedig a technológiában rejlik. Két teljesen eltérő rendszerről beszélünk, amit kívülről nehéz megkülönböztetni, de működésben ég és föld a különbség. Tegyük tisztába, mi történik ilyenkor a háttérben!
A hagyományos webtárhelyes levelezés (IMAP / Webmail)
Amikor egy általános webtárhelyet bérelsz a weboldaladnak, kapsz mellé e-mail címeket is. Ez egy szuper dolog, de fontos megérteni, hogy ez a rendszer alapvetően weboldalak kiszolgálására lett tervezve, a levelezés csak egy „bónusz” szolgáltatás.
Az ilyen rendszereknél a webmail kliens nem tárolja le magának az adatokat, hanem folyamatos, élő kapcsolatot tart a szerverrel.
Képzeld el ezt úgy, mint egy könyvtárat:
Fejléc keresés (Gyors): Ha csak a Feladót vagy a Tárgyat keresed, az olyan, mintha a könyvtárosnak csak a katalóguscédulákat kellene átpörgetnie. Ez gyors, mert kicsi az adatmennyiség.
Szöveges keresés (Lassú): Ha bepipálod, hogy az „Üzenet törzsében” is keressen, azzal arra utasítod a szervert, hogy vegye le a polcról az összes könyvet (levelet), nyissa ki őket egyenként, és olvassa végig minden lapjukat, hogy szerepel-e benne a keresett szó.
Ha van elég sok és főleg elég nagy leveled, és mindegyikben keresni kell, a szervernek mindegyiket le kell töltenie a memóriába, át kell vizsgálnia, majd eldobnia. Ez rengeteg erőforrást igényel, és mivel ez egy „élő” művelet, az hálózati kapcsolat, a rendelkezésre álló erőforrások és a szerver időkorlátja (timeout) miatt a folyamat megszakadhat. Nem azért, mert a rendszer rossz, hanem mert az IMAP protokoll és a hagyományos webtárhely nem erre a „mélykeresésre” lett optimalizálva.
Használd a saját géped erejét!
Ha nem szeretnél külön előfizetni a Csoportmunka szolgáltatásra, de a webmail lassúságától is megszabadulnál, van egy nagyon hatékony és teljesen ingyenes megoldás. Ez pedig nem más, mint egy levelezőprogram (kliens) használata a saját számítógépeden vagy telefonodon.
Sokan ódzkodnak ettől, mert bonyolultnak tűnik a beállítás, vagy azt hiszik, hogy ez már „kiment a divatból”. Pedig pont ellenkezőleg: a profi felhasználók többsége ma is így levelezik.
Miért jobb ez, mint a webmail?
A webmailnél minden műveletet a távoli szerver végez. Ha viszont feltelepítesz egy programot a gépedre (például az ingyenes Mozilla Thunderbirdöt vagy a Microsoft Outlookot), a helyzet megfordul:
Azonnali keresés: Amikor megnyitod a programot, az a háttérben automatikusan letölti a leveleidet a számítógépedre. A saját géped processzora és memóriája sokkal erősebb, mint amennyi erőforrás egy webes felületen egyetlen felhasználónak jut. A program a saját gépeden „indexeli” (listázza) a leveleket, így ha beírsz egy keresőszót, az eredmény ezredmásodpercek alatt megjelenik, még akkor is, ha a levél szövegében keresel, és több ezer leveled van.
Nem kell net a régi levelekhez: Mivel a levelek ott vannak a gépeden, akkor is vissza tudod őket olvasni vagy keresni bennük, ha épp elment az internet, vagy utazol.
Kényelem: Nem kell minden alkalommal belépned a böngészőbe, beírni a jelszót. A program megjegyzi a beállításokat, és csak egy kattintás az ikonra.
A legnépszerűbb, ingyenes és magyar nyelven is kiválóan tudó program a Mozilla Thunderbird.
Könnyen telepíthető.
Okos beállítása van: elég megadnod az E-mail címed és a jelszavad, a technikai adatokat (kiszolgáló címe, portok) legtöbbször magától felismeri.
Kezeli az IMAP protokollt: ez azt jelenti, hogy amit a gépeden elolvasol vagy törölsz, az a szerveren (és a telefonodon) is úgy fog látszani.
Tehát ha a normál felhasználó szintjénél egy picit többre vágysz, de nem akarsz plusz költséget, szánj rá egyszer 10 percet a Thunderbird beállítására. Hidd el, a keresési sebességbeli különbség kárpótolni fog a kezdeti beállításért!
Ha elengedhetetlen a stabil, bárhonnan elérhető levelezés, akkor a megoldás a specializált rendszer
A Gmail, a Hotmail (Outlook.com), vagy a céges világban a Zimbra és az Exchange rendszerek teljesen máshogy működnek. Ezek kifejezetten levelezésre specializált szolgáltatások.
Itt a keresés nem valós időben „olvassa végig” a leveleket. Ezek a rendszerek folyamatosan indexelik a beérkező leveleidet. Amikor megérkezik egy e-mail, a rendszer azonnal feldolgozza, és egy kereshető adatbázisba rendezi a szavakat.
Amikor te keresel, nem a leveleket nyitogatja meg a gép, hanem ebben az előre elkészített, villámgyors adatbázisban (indexben) keres. Ezért kapsz azonnali választ, akár 50.000 levél esetén is.
Kinőttem a tárhelyes levelezést?
Ha a munkád során kritikus fontosságú, hogy:
Hatalmas mennyiségű levélben keress kulcsszavakra (a szövegben is),
Azonnali eredményeket kapj,
Naptárakat, névjegyeket ossz meg a kollégákkal,
És soha ne akadozzon a webes felület,
…akkor valószínűleg elérted a hagyományos webtárhelyes levelezés határait. Erre a célra hoztuk létre mi is a Csoportmunka szolgáltatásunkat.
Mi az a Csoportmunka szolgáltatás nálunk?
Ez a szolgáltatásunk technológiailag a nagyobb levelezőrendszerekhez hasonlít. Itt nem egy weboldal mellett futnak a leveleid, hanem egy dedikált, erre a célra fejlesztett, nagy teljesítményű rendszeren.
Villámgyors keresés: Mivel minden indexelve van, a keresés a levél szövegében is azonnali.
Profi funkciók: Közös naptárak, feladatlisták, megosztott címjegyzékek – pont mint egy nagyvállalati rendszernél.
Stabilitás: Kifejezetten a nagy levélforgalomra van méretezve.
Természetesen ennek a technológiának más az árazása, mint egy egyszerű webtárhelynek, hiszen itt komolyabb háttér-infrastruktúra dolgozik a kezed alá, szolgáltatás-specifikus támogatást kapsz. De ha az időd pénz, és a levelezés a munkaeszközöd, akkor ez a váltás nem kiadás, hanem befektetés a hatékonyságba.