Sikeres levélküldéshez elengedhetetlen beállítások

Az e-mailek kézbesítése nem mindig olyan egyszerű, mint amilyennek elsőre tűnik. Ha azt szeretnénk, hogy a címzett biztosan megkapja az üzenetünket, és ne kerüljön az e-mailjeink a levélszemét (spam) mappába, akkor néhány technikai beállításra is figyelnünk kell. Ebben a cikkben részletesen bemutatjuk, hogy milyen lépések szükségesek a sikeres kézbesítéshez.

0. Weboldalról történő E-mail küldéshez szükséges beállítások

Weboldalról, szkriptekből történő levélküldés esetén elengedhetetlen a megfelelő konfiguráció. Erről bővebben ide kattintva olvashatsz.

1. SPF, DKIM és DMARC – A Biztonságos Levélküldés Alapjai

Az e-mail rendszerek egyre szigorúbb biztonsági ellenőrzéseket végeznek, hogy kiszűrjék a kéretlen vagy potenciálisan káros üzeneteket. Három alapvető DNS rekord segít hitelesíteni az e-mail küldésünket:

• SPF (Sender Policy Framework) – Meghatározza, hogy mely szerverek jogosultak e-mailek küldésére az adott domain nevében.
  Erről részletesebben ide kattintva olvashatsz.

• DKIM (DomainKeys Identified Mail) – Digitális aláírást ad az e-mailekhez, amellyel igazolja az üzenet hitelességét és változatlanságát.
  Erről és a DMARC rekordról részletesebben ide kattintva olvashatsz.

• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) – Egy irányelvet határoz meg, amely előírja, hogy az SPF és DKIM ellenőrzések hogyan legyenek alkalmazva a bejövő levelekre.

Ha ezek a rekordok megfelelően vannak beállítva, az e-mailjeink nagyobb eséllyel érkeznek meg a címzetthez, anélkül hogy spamként lennének megjelölve.

2. Ingyenes E-mail szolgáltatók korlátai

Ha ingyenes e-mail szolgáltatót (pl. Gmail, Hotmail, Outlook) használunk, akkor nem tudjuk módosítani az SPF, DKIM és DMARC beállításokat, mert ezek a szolgáltatók kezelik a domaint, és nincs hozzáférésünk annak DNS rekordjaihoz. Ez azt jelenti, hogy saját domainünk nélkül nem tudjuk teljes mértékben ellenőrzésünk alatt tartani az e-mail hitelesítést.

Ha az adott e-mail szolgáltató biztosít SMTP szervert külső alkalmazások számára, akkor ezt használhatjuk e-mailek küldésére. Azonban egyes rendszerek és szolgáltatások nem teszik lehetővé külső SMTP szerverek beállítását. Például hírlevélküldő platformok vagy szervezeti e-mail rendszerek nem támogatják az ingyenes szolgáltatókon keresztüli küldést, így a levelek nem lesznek megfelelően kézbesíthetők.

3. Saját domain használata

Ha saját domainnel rendelkezünk, akkor sokkal nagyobb kontrollt kapunk az e-mail küldés felett. Ebben az esetben beállíthatjuk az SPF, DKIM és DMARC rekordokat a saját DNS konfigurációnkban, így biztosítva, hogy e-mailjeink hitelesítettek legyenek és ne kerüljenek a spam mappába.

Hogyan állítsuk be ezeket a rekordokat?

• Az SPF rekordot úgy kell konfigurálni, hogy tartalmazza a megbízható e-mail szervereket.

• A DKIM rekord segítségével digitálisan aláírhatjuk az e-maileket, amelyet a fogadó szerverek ellenőrizhetnek.

• A DMARC rekordot pedig úgy kell beállítani, hogy megfelelően érvényesítse az SPF és DKIM ellenőrzéseket, valamint jelentést küldjön a levélfogadási problémákról.

4. E-mail küldés tesztelése a mail-tester.com segítségével

Miután elvégeztük a szükséges beállításokat (SPF, DKIM, DMARC, megfelelő SMTP kiszolgáló beállítása), érdemes ellenőrizni, hogy a küldött e-mailjeink mennyire felelnek meg a spam szűrők elvárásainak. Erre kiváló eszköz a mail-tester.com weboldal.

Hogyan működik a mail-tester?

A mail-tester egy ingyenes (bizonyos korlátok mellett) online szolgáltatás, amely segít felmérni az e-mailek „spammyness” szintjét és azonosítani a lehetséges kézbesítési problémákat.

A tesztelés lépései:

1. Látogass el a www.mail-tester.com oldalra. A kezdőlapon azonnal találsz egy egyedi, véletlenszerűen generált e-mail címet (pl. [email protected]).
2. Másold ki ezt az e-mail címet.
3. Küldj egy teszt e-mailt erre a címre. Fontos, hogy ezt az e-mailt pontosan onnan és úgy küldd, ahogyan az „éles” leveleidet is küldenéd (pl. a weboldalad kapcsolatfelvételi űrlapjáról, a hírlevélküldő rendszeredből, vagy az általad használt levelezőkliensből, a beállított SMTP szerveren keresztül). A tesztlevél tartalma is legyen hasonló a tipikusan küldött leveleidhez.
4. Miután elküldted az e-mailt, menj vissza a mail-tester.com weboldalra.
5. Kattints az „Ezután ellenőrizze a pontszámát” (vagy hasonló) gombra. A rendszer megkeresi a megadott címre érkezett e-mailt és elemzi azt.

Mit mutat meg az eredmény?

A mail-tester egy 10-es skálán értékeli az e-mailedet, és részletes jelentést ad arról, hogy miért kaptad az adott pontszámot. A jelentés kitér többek között a következőkre:

• SPF, DKIM, DMARC ellenőrzések: Megmutatja, hogy a rekordok helyesen vannak-e beállítva és érvényesek-e az elküldött levél esetében.
• Szerver konfiguráció: Ellenőrzi a küldő szerver IP címének beállításait, például a Reverse DNS (PTR) rekord meglétét és helyességét.
• SpamAssassin pontszám: Egy népszerű spam szűrő rendszerrel elemzi a levél tartalmát és fejlécét, pontozva a potenciálisan spam-gyanús elemeket.
• Feketelisták: Ellenőrzi, hogy a küldő szerver IP címe vagy domain neve szerepel-e ismert spam feketelistákon.
• Tartalom elemzése: Vizsgálja a levél formázását, a képeket, a linkeket (pl. törött linkek keresése).

Miért hasznos?

A mail-tester segítségével konkrét visszajelzést kaphatsz arról, hogy min kell javítanod a jobb kézbesíthetőség érdekében. Ha alacsony pontszámot kapsz, a jelentés részletezi a problémákat (pl. hiányzó DKIM aláírás, rossz SPF beállítás, feketelistázott IP cím), így célzottan tudod elvégezni a szükséges korrekciókat.

Érdemes minden nagyobb beállítási módosítás után, illetve időnként rendszeresen lefuttatni egy tesztet, hogy biztos lehess benne, e-mailjeid optimális eséllyel érkeznek meg a címzettek postaládájába.

Ha biztosítani szeretnénk, hogy e-mailjeink célba érjenek és ne kerüljenek a spam mappába, akkor elengedhetetlen az SPF, DKIM és DMARC rekordok megfelelő beállítása, valamint a küldési folyamat tesztelése. Ingyenes e-mail szolgáltatók esetén ezek a lehetőségek korlátozottak, míg saját domain használatával teljes ellenőrzésünk lehet az e-mail küldési folyamat felett. Amennyiben rendszeresen küldünk e-maileket – legyen szó vállalkozásról vagy személyes használatról – érdemes saját domainről, hitelesített beállításokkal küldeni az üzeneteket, és a mail-tester.com-hoz hasonló eszközökkel ellenőrizni a konfiguráció helyességét.