SpamExperts Hírlevelek szűrése az E-mail fiókban
A mindennapi elektronikus kommunikáció egyik legnagyobb kihívása a beérkező levelek óriási mennyisége. Biztosan te is tapasztaltad már, hogy a fontos üzleti vagy személyes üzenetek gyakran elvesznek a kevésbé sürgős, de nem feltétlenül kéretlen levelek tengerében. A modern spamszűrő rendszerek már jóval intelligensebbek annál, minthogy mindent válogatás nélkül a szemétbe dobjanak, és ez lehetőséget ad arra, hogy rendszerezd a fiókodat.
A hírlevelek kettős természete: Miért nem Spam?
Fontos különbséget tenni a tényleges levélszemét (spam) és a hírlevelek (newsletter) között. A jobb reputációval, azaz megbízhatóbb előélettel rendelkező hírleveleket a rendszer alapbeállítások mellett szándékosan átengedi. Ennek az az oka, hogy ezekre a listákra a címzettek többsége valamilyen formában (például egy vásárlás során vagy egy feliratkozó dobozon keresztül) önként adta meg az E-mail címét, így jogosan várhatja a levelek megérkezését.
Bár ezekről a levelekről legtöbbször könnyű leiratkozni a küldő által a levél alján elhelyezett link segítségével, nem mindig ez a cél. Lehet, hogy érdekelnek az ajánlatok, csak nem szeretnéd, ha a „Bejövő üzenetek” (Inbox) mappában foglalnák a helyet, elvonva a figyelmet a sürgős teendőkről.
Hogyan látja ezt a rendszer?
A háttérben futó szűrőrendszer folyamatosan elemzi a beérkező forgalmat. A vezérlőpulton keresztül természetesen van lehetőség egyéni finomhangolásra, beállíthatsz saját szűrőket, letilthatsz konkrét feladókat, sőt, külön tiltólista manuális karbantartása nélkül is szigoríthatsz a szűrési feltételeken.
Azonban a rendszer ennél többet is tesz érted. A levelek fejléceiben (ezek olyan rejtett információs sorok, amelyeket a levelezőprogramok általában nem jelenítenek meg, de a szerver látja őket) elhelyez plusz információkat. Ilyen például a levél osztályozása, a fenyegetettségi szint, vagy a visszaélés jelentéséhez szükséges adatok.
A mi szempontunkból a legfontosabb speciális címke (fejléc) az X-Filter-Label, amely hírlevelek esetén a „newsletter” értéket kapja.
A „Promotions” mappa
Az általunk biztosított osztott tárhelyeken működő levelezőrendszer úgy van konfigurálva, hogy figyelje ezt a bizonyos címkét. Itt jön a képbe a te feladatod, ami egyetlen egyszerű lépésből áll.
Ha a levelezőfiókodban létrehozol egy „Promotions” nevű mappát (fontos, hogy pontosan így, angolul írd, idézőjelek nélkül), akkor a rendszer automatikusan felismeri azt. Innentől kezdve, amikor egy levél megérkezik, és a szűrő „newsletter” címkével látta el, a szerver automatikusan ebbe a mappába mozgatja át az üzenetet.
Ezzel eléred, hogy:
A Bejövő üzenetek mappád tiszta marad és csak a fontos leveleket tartalmazza.
Nem maradsz le a hírlevelekről sem, hiszen azok megérkeznek, csak egy dedikált helyre, amit akkor nyitsz meg, amikor időd engedi.
Technikai feltétel az IMAP vagy Webmail
Mielőtt belevágnánk a mappa létrehozásának lépéseibe, egy technikai dolgot tisztáznunk kell. Ahhoz, hogy ez a mappa alapú rendszerezés működjön, és szinkronizálódjon minden eszközödön (telefon, laptop, asztali gép, webmail), elengedhetetlen, hogy IMAP (Internet Message Access Protocol) kapcsolatot használj a levelezőprogramjaidban.
Miért nem jó a POP?
A régebbi POP (Post Office Protocol) működési elve elavult a mai igényekhez képest. A POP egyszerűen letölti a leveleket a szerverről a gépedre, majd (beállítástól függően) gyakran törli is azokat a szerverről. A POP nem ismeri a mappákat. Ha létrehozol egy „Promotions” mappát a számítógépeden POP fiókban, azt a szerver nem fogja látni, így az automatikus szabály nem tudja oda mozgatni a leveleket. Sőt, ha a telefonodon nézed a leveleket, ott teljesen más állapotot fogsz látni, mint a gépeden.
Az IMAP előnye
Az IMAP ezzel szemben egyfajta „távirányítóként” működik. A levelek és a mappák a szerveren tárolódnak, a levelezőprogramod pedig csak tükrözi a szerver állapotát. Ha létrehozol egy mappát a webmailen, az megjelenik a telefonodon és az Outlookban is ha feliratkozol rá. Ha a szerver a hírlevelet a „Promotions” mappába teszi, akkor te azt minden eszközödön ott fogod találni.
Hogyan hozz létre mappát a különböző kliensekben?
Ahhoz, hogy a rendszer működésbe lépjen, létre kell hoznod a „Promotions” mappát. Ezt megteheted a webes felületen (Roundcube), vagy bármelyik asztali kliensben is, ha IMAP-ot használsz. Íme a részletes útmutató a leggyakoribb felületekhez.
1. Mappa létrehozása Webmail (Roundcube) felületen
A Roundcube a legközvetlenebb módja a szerver elérésének, így ha itt hozod létre a mappát, az biztosan azonnal létrejön a szerveren is.
Jelentkezz be a webmail felületedre.
A bal felső sarokban vagy a menüben keresd meg a Beállítások (Settings) gombot (általában egy fogaskerék ikon).
A megjelenő menüben a bal oldali oszlopban válaszd a Mappák (Folders) menüpontot.
Ekkor látni fogod a meglévő mappáidat. A lista alján vagy a tetején található eszköztárban kattints a Létrehozás (Create) vagy a + jelre.
A „Mappa neve” mezőbe írd be pontosan: Promotions
A „Szülő mappa” beállítást hagyd alapértelmezetten (általában „Nincs” vagy „—„), hogy főmappaként jöjjön létre.
Kattints a Mentés gombra.
Ha visszatérsz a levelezés nézethez, látni fogod az új mappát a listában.
2. Mappa létrehozása Mozilla Thunderbirdben
A Thunderbird egy kiváló ingyenes levelezőprogram, amely nagyon jól kezeli az IMAP mappákat.
Nyisd meg a Thunderbirdöt.
A bal oldali sávban, ahol a fiókjaid vannak felsorolva, keresd meg azt az E-mail címet, ahol a mappát létre szeretnéd hozni.
Kattints jobb egérgombbal magára az E-mail címre (vagy a fiók nevére).
A felugró menüből válaszd az Új mappa… (New Folder…) lehetőséget.
A megjelenő kis ablakban a név mezőbe írd be: Promotions
Ellenőrizd, hogy a „Létrehozás helye” (Create as a subfolder of) alatt a megfelelő fiók van-e kiválasztva.
Kattints a Mappa létrehozása gombra.
A mappa azonnal megjelenik a listában, és a következő szinkronizálásnál a szerveren is létrejön.
3. Mappa létrehozása Microsoft Outlookban
Az Outlook is egy levelező, itt a folyamat a következő (a „Klasszikus” Outlook verziók alapján, de az újabbakban is hasonló):
Nyisd meg az Outlookot.
A bal oldali mappalistában keresd meg az adott postafiókodat.
Kattints jobb egérgombbal a fiókod nevére (az E-mail címre a lista tetején) vagy a „Bejövő üzenetek” (Inbox) mappára, ha azt szeretnéd, hogy a Promotions a Bejövő üzeneteken belül legyen (bár javasolt a fő gyökérkönyvtárban létrehozni a jobb átláthatóság miatt, tehát a fiók nevére kattints).
A helyi menüből válaszd az Új mappa (New Folder) parancsot.
Ekkor megjelenik egy kis beviteli mező a mappalistában. Írd be: Promotions
Nyomj egy Enter billentyűt.