Csoportmunka beállításai és funkciói

Ez az útmutató azért készült, hogy segítsen neked teljes mértékben kihasználni a dima.hu által biztosított modern, biztonságos és sokoldalú levelezőrendszer lehetőségeit.

Az útmutatóban lépésről lépésre végigvezetünk a legfontosabb teendőkön: a webes felületek használatától kezdve a levelezőprogramok és mobiltelefonok beállításán át egészen a domained helyes konfigurálásáig.

1. Belépés a felületekre

Két fő webes felület áll a rendelkezésedre, attól függően, hogy mit szeretnél csinálni.

1.1. Webmail és csoportnaptár (SOGo) – Napi használatra

Ez a felület szolgál a mindennapi levelezésre, itt tudod elolvasni és megírni a leveleidet, kezelni a naptáradat és a névjegyeidet egy böngészőből.

• Elérési cím: https://collab.dimail.hu
• Felhasználónév: A teljes E-mail címed (pl. [email protected])
• Jelszó: A postafiókodhoz tartozó jelszó

1.2. Domain adminisztrációs felület

Ha te vagy a domain felelőse, ezen a felületen tudsz új postafiókokat létrehozni, jelszavakat módosítani, aliasokat beállítani és a domain szintű beállításokat kezelni.

• Elérési cím: https://collab.dimail.hu/domainadmin
• Felhasználónév: Az adminisztrátori felhasználóneved, amit a dima.hu biztosított számodra.
• Jelszó: Az adminisztrátori fiókhoz tartozó jelszó.

2. A domain adminisztrációs felület kezelése

A domainadmin felületre belépve a következő fő menüpontokkal találkozol:

• Postafiókok (Mailboxes): Itt tudod kezelni a domain alá tartozó összes E-mail fiókot.
  • Hozzáadás: Új postafiók létrehozása. Meg kell adnod a nevet (az E-mail cím @ előtti része), a teljes nevet (ami a levelekben megjelenik), a tárhelykvótát és a jelszót.
  • Szerkesztés: Meglévő fiók adatainak (név, kvóta, jelszó) módosítása. Itt tudsz egy fiókot ideiglenesen letiltani is.
  • Törlés: Postafiók végleges eltávolítása. Ez a művelet nem vonható vissza!
• Aliasok (Aliases): Az alias egyfajta „átirányítás”. Egy alias címre érkező levél egy vagy több valódi postafiókba kézbesítődik. Például létrehozhatsz egy [email protected] alias-t, ami a [email protected] és a [email protected] postafiókokba is kézbesíti a leveleket. Az aliasnak nincs saját jelszava és tárhelye.
• Domain: Itt a domain általános beállításait találod, mint például az alapértelmezett tárhelykvóta az új fiókok számára vagy a maximális postafiókok száma.
• Szűrők (Filters): Itt hozhatsz létre domain szintű szűrési szabályokat (Sieve scriptek segítségével), amelyek minden postafiókra érvényesek lesznek.

3. Levelezőkliensek beállítása (Outlook, Thunderbird, Apple Mail stb.)

Ahhoz, hogy a kedvenc levelezőprogramodban is tudd használni a postafiókodat, az alábbi adatokra lesz szükséged. A legtöbb modern kliens (pl. Outlook, Thunderbird) az E-mail címed és jelszavad megadása után automatikusan megpróbálja beállítani a helyes értékeket, de ha mégsem sikerülne, az alábbi adatokkal manuálisan is beállíthatod.

Fontos: A felhasználónév mindig a teljes E-mail címed!

A legfontosabb beállítások összefoglalva:

• Felhasználónév: [email protected] (a teljes E-mail címed)
• Jelszó: A postafiókodhoz tartozó jelszó
• IMAP szerver: collab.dimail.hu
• SMTP szerver: collab.dimail.hu
• Minden kapcsolatnál SSL/TLS titkosítás használata kötelező!

4. Exchange ActiveSync beállítások (Mobiltelefonok, Outlook)

A rendszer támogatja a Microsoft-féle Exchange ActiveSync (EAS) protokollt, ami a legkényelmesebb és leghatékonyabb módja a mobilkészülékek (Android, iPhone) és az Outlook szinkronizálásának.

Miért jobb az ActiveSync? Mert nem csak a leveleidet, hanem a névjegyeidet és a naptárbejegyzéseidet is automatikusan szinkronizálja a szerver és az eszközeid között.

Beállítás Android és iOS (iPhone/iPad) eszközökön:

1. Menj a telefonod „Fiókok” vagy „Mail” beállításaihoz.
2. Válassz új fiók hozzáadását, és a típusnál a Microsoft Exchange vagy Exchange ActiveSync opciót keresd.
3. Add meg a beállításokat:
   • E-mail cím: [email protected]
   • Szerver: collab.dimail.hu
   • Domain: Hagyd üresen! (Ez egy gyakori hibaforrás, ide nem kell semmit írni.)
   • Felhasználónév: [email protected] (a teljes E-mail címed)
   • Jelszó: A postafiókodhoz tartozó jelszó
4. A telefon fel fogja ismerni a szervert, és felajánlja, hogy mit szeretnél szinkronizálni (Levelek, Névjegyek, Naptár). Jelöld be mindet!

Ettől kezdve, ha a telefonodon felveszel egy új névjegyet, az megjelenik a webmailen is (és fordítva). Ugyanez igaz a naptárbejegyzésekre is.

5. A szinkronizáció működése és előnyei

A szinkronizáció lényege, hogy az adataid (levelek, naptár, névjegyek) központilag, a collab.dimail.hu szerveren tárolódnak, és minden eszközöd (laptop, telefon, tablet, webmail) ehhez a központi tárolóhoz csatlakozik.

Gyakorlati előnyei:

• Ha a telefonodon elolvasol egy levelet, az a laptopodon is „olvasott” állapotú lesz.
• Ha a webmail felületen törölsz egy levelet, az eltűnik a telefonodról is.
• Ha az Outlookban létrehozol egy „Projektek” mappát, az azonnal megjelenik a mobilodon is.
• Ha a telefonodon elmented egy új ügyfél telefonszámát, az bekerül a központi névjegyzékbe, és elérhető lesz a webes felületen is.
• Ha a naptáradba beírsz egy megbeszélést, az minden eszközödön megjelenik.

Hogyan állítsd be a szinkronizációt?

• Levelekhez: Használj IMAP beállítást. (A POP3 nem szinkronizál, csak letölti a leveleket).
• Levelekhez, névjegyekhez és naptárhoz: Használd az Exchange ActiveSync beállítást a 4. pontban leírtak szerint. Ez a legteljesebb megoldás.

6. Szükséges DNS rekordok a domainedhez

Ahhoz, hogy a levelezésed megbízhatóan és biztonságosan működjön, és a küldött leveleid ne kerüljenek a spam mappába, elengedhetetlen a domained DNS rekordjainak helyes beállítása.

A domainhez tartozó, pontos értékeket a domain adminisztrációs felületen (https://collab.dimail.hu/domainadmin) találod meg, miután a felső menüsorból a DNS gombra kattintasz. Az ott megjelenő értékeket kell beállítanod a domain regisztrátorodnál (ahol a domaint vásároltad).

Az alábbiakban egy általános leírás található ezekről a rekordokról:

6.1. Az MX rekord

Ez a rekord mondja meg az internetnek, hogy a te domainedhez tartozó leveleket melyik szerverre kell kézbesíteni.

• Típus: MX
• Név/Host: @ (vagy a domain neved, pl. example.org.)
• Érték/Cél: collab.dimail.hu
• Prioritás: 10

6.2. Az SPF rekord

Megakadályozza, hogy mások a te nevedben küldjenek levelet. Azt határozza meg, hogy mely szerverek jogosultak a domained nevében levelet küldeni.

• Típus: TXT
• Név/Host: @ (vagy a domain neved)
• Érték: v=spf1 include:spf.smtpcsomag.hu a mx -all
• (Ez az érték általában megfelelő, de mindig ellenőrizd a Mailcow DNS fülén, mert lehet, hogy a rendszer specifikusabb bejegyzést javasol, pl. v=spf1 a:collab.dimail.hu -all).

6.3. A DKIM rekord

Digitálisan aláírja a kimenő leveleidet, ezzel igazolva azok sértetlenségét és eredetiségét. Ez egy nagyon fontos spam-ellenes technika.

• Típus: TXT
• Név/Host: dkim._domainkey
• Érték: Ez egy nagyon hosszú, egyedi szöveges érték, ami így kezdődik: v=DKIM1; k=rsa; p=.... Ezt az értéket kötelező a Mailcow DNS füléről kimásolni, mert minden domain számára egyedi!

6.4. A DMARC rekord

Ez a rekord az SPF és a DKIM ellenőrzések eredményeire épül, és utasításokat ad a fogadó szervereknek, hogy mi a teendő, ha egy levél nem megy át ezeken a teszteken.

• Típus: TXT
• Név/Host: _dmarc
• Ajánlott kezdő érték: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]
• Cseréld le a [email protected] címet egy létező E-mail címre a domained alatt. A p=none beállítás azt jelenti, hogy egyelőre csak riportokat kérsz, és nem utasítod el a gyanús leveleket. Ez a legbiztonságosabb kezdő beállítás.

6.5. Autodiscover és autoconfig rekordok (Opcionális, de ajánlott)

Ezek a rekordok segítik a levelezőklienseket (főleg az Outlookot és a Thunderbirdöt), hogy automatikusan megtalálják a helyes szerverbeállításokat.

• Típus: CNAME
• Host: autodiscover
• Érték: collab.dimail.hu

• Típus: CNAME
• Host: autoconfig
• Érték: collab.dimail.hu

7. Kevésbé ismert funkciók

A modern levelezőrendszer egy rendkívül hasznos, de kevesek által ismert funkciót is támogat: az e-mail címkézést. Ezzel a technikával lényegében végtelen számú, egyedi e-mail címet hozhatsz létre anélkül, hogy új postafiókokat kellene regisztrálnod.

Mi az az E-mail címke?

Az e-mail címkézés (más néven „sub-addressing” vagy „plus addressing”) egy olyan módszer, amellyel a meglévő e-mail címedet egy + jel és egy tetszőleges szó (a „címke”) segítségével kiegészítheted.

A formátum a következő: eredeti_felhasznalonev+címke@domained.hu
Nézzük a te példádat: Tegyük fel, hogy a valódi e-mail címed [email protected].

Ha ezt a címet használod: [email protected], akkor az erre a címre küldött levél ugyanúgy a [email protected] postafiókodba fog megérkezni.

A levelezőszerver ugyanis úgy van beállítva, hogy a + jelet és az utána következő @ jelig tartó részt (ez esetben a szamlazas szót) a kézbesítéskor figyelmen kívül hagyja. A levél megérkezik a teszt.elek postafiókba, de a címzett mezőben továbbra is az eredeti, címkézett változat ([email protected]) fog szerepelni. És pontosan ez adja a funkció zsenialitását!

Mire jók az E-mail címkék? (Gyakorlati példák)

A címkék segítségével rendszerezheted a bejövő leveleidet, kiszűrheted a spam forrását, és átláthatóbbá teheted a digitális életedet.

1. Levelek automatikus szortírozása szűrőkkel

Ez a leghasznosabb funkció. Mivel a levél címzettje a címkézett cím marad, a webmail felületen (SOGo) létrehozhatsz olyan szűrőket, amelyek automatikusan mappákba rendezik a leveleket.

• Példa: Regisztrálsz egy webáruházba a [email protected] címmel.

• Beállítás: A https://collab.dimail.hu felületen létrehozol egy szűrőt, ami minden olyan levelet, aminek a címzettje tartalmazza a +vasarlas szöveget, automatikusan áthelyez a „Vásárlások” mappába.

• Eredmény: Az összes rendelés-visszaigazolás, szállítási értesítő és hírlevél automatikusan a megfelelő helyre kerül, anélkül, hogy neked bármit is tenned kellene, és nem terhelik a fő beérkező postaládádat.

2. Spam források és adatszivárgások azonosítása

Regisztrálj minden online szolgáltatásba egy egyedi, címkézett e-mail címmel!

• Példa: A Facebookra a [email protected] címmel regisztrálsz, a LinkedIn-re a [email protected] címmel, egy hírlevélre pedig a [email protected] címmel.

• Eredmény: Ha hirtelen kéretlen leveleket (spam) kezdesz kapni a [email protected] címedre, akkor 100%-ig biztos lehetsz benne, hogy az adatod a LinkedIn-től származik – vagy eladták, vagy adatszivárgás áldozatai lettek. Így pontosan tudni fogod, honnan ered a probléma.

3. Feladatok és projektek elkülönítése

Ha több projekten vagy ügyféllel dolgozol egyszerre, a címkék segítenek a kommunikáció szétválasztásában.

• Példa: Az „A” projekt kommunikációjához az ügyfélnek a [email protected] címet adod meg, míg a „B” projekthez a [email protected]-t.

• Eredmény: A szűrők segítségével ezeket a leveleket automatikusan a megfelelő projektmappákba irányíthatod, így a postafiókod mindig rendezett marad.

Hogyan hozz létre szűrőt a címkékhez a SOGo felületen?

A címkék igazi erejét a szűrőkkel tudod kihasználni. A beállítása nagyon egyszerű:

1. Jelentkezz be a webmail felületedre: https://collab.dimail.hu

2. Kattints a jobb felső sarokban lévő fogaskerék ikonra (Beállítások).

3. A bal oldali menüből válaszd a „Levelezés” opciót.

4. A megjelenő fülek közül kattints a „Szűrők” fülre.

5. Kattints a „Szűrő létrehozása” gombra.

6. Szűrő neve: Adj neki egyértelmű nevet (pl. „Számlázás Mappa”).

7. Szabály: Válaszd ki, hogy a bejövő levél a következő feltételek mindegyikének feleljen meg.

8. Add meg a feltételt:

   • Első legördülő menü: Címzett

   • Második legördülő menü: tartalmazza

   • Szövegdoboz: Ide írd be a címkét, a + jellel együtt. Például: +szamlazas

9. Művelet: Válaszd ki, hogy mi történjen a levéllel.

   • Első legördülő menü: Áthelyezés ide

   • Második legördülő menü: Válaszd ki a célmappát (pl. „Beérkezett üzenetek/Számlák”). Ha még nem létezik, előbb a fő felületen hozd létre.

10. Kattints a „Mentés” gombra.

Készen is vagy! Innentől kezdve minden levél, ami a +szamlazas címkével érkezik, automatikusan a megadott mappába kerül.

Korlátok és fontos tudnivalók

• Nem minden weboldal fogadja el: Sajnos néhány régebbi vagy rosszul programozott weboldal regisztrációs űrlapja hibásnak érzékeli a + jelet tartalmazó e-mail címeket és nem engedi a regisztrációt. Ilyenkor nincs más megoldás, a sima, címke nélküli címedet kell használnod.

• Küldeni nem tudsz róla: A címkézett címek csak a levelek fogadására szolgálnak. Amikor válaszolsz egy ilyen levélre, a feladó mindig az alap e-mail címed lesz (pl. [email protected]), a címke nélkül.